POLÍTICAS DE COMUNICACIONES
Introducción:
El siguiente documento registra temas de gran relevancia para el Colombo Británico de Envigado Institución en lo referente a su imagen corporativa, posicionamiento y relacionamiento con los distintos públicos de interés, con quienes realizamos momentos y actividades comunicacionales. La comunicación en sus múltiples manifestaciones, al ser la expresión de nuestra esencia y filosofía corporativa, es necesario documentarla y definir unas políticas de la forma en que nos relacionamos, para consolidar la percepción que los diferentes grupos y personas puedan tener de nuestra Institución Educativa, de manera que tengamos congruencia y consistencia en lo que pensamos, sentimos, decimos y hacemos.
Cuando logramos establecer nuestros marcos de acción y ejes comunicacionales, nos motiva el fortalecimiento institucional, la protección de la reputación de marca y la claridad en la comunicación corporativa en las distintas vías en que se aborde la misma.
Al comunicarnos de manera estratégica nos adentramos en procesos de información, socialización, retroalimentación y posicionamiento que nos permiten poner en común ideas para llevarlas a la acción, dar a conocer una visión compartida e impactar positivamente sobre algún equipo de trabajo o proyecto institucional, para el logro de objetivos comunes y el cumplimiento de las metas de nuestro plan estratégico.
Así mismo, nuestro relacionamiento interior y exterior será mediado por la amabilidad y el respeto como aspectos fundamentales en el trato personalizado con los alumnos, padres de familia, docentes, personal administrativo y demás públicos. El Colegio como unidad de formación de ciudadanos de bien, debe caracterizarse por su cortesía y trato digno en todos los niveles, fortalecida por la actitud de escucha activa que permite crear ambientes y contextos comunicacionales adecuados y enriquecidos por el pensamiento y el criterio de las distintas personas que conforman un grupo.
Los equipos de trabajo, conformados por nuestros líderes docentes y administrativos deben conocer y comprender las presentes políticas de comunicaciones, para dar un buen uso a las ventajas que éstas ofrecen cuando se articulan entre sí, fortaleciendo el buen nombre y la reputación e historia del Colegio.
Los objetivos de las presentes políticas son:
- Contar con una herramienta que socialice las mejores prácticas para nuestra comunicación institucional.
- Alinear a las audiencias que pueden ser emisores y receptores, dependiendo del rol que tengan en ciertos momentos.
- Proteger la reputación institucional y valor de marca.
- Optimizar los recursos existentes asignados al Área de Comunicaciones.
- Fortalecer los procesos comunicacionales.
Dichos objetivos buscan fortalecer los procesos de comunicación con los diferentes públicos con los que nuestro Colegio se relaciona.
Públicos objetivos:
- Los estudiantes: Los estudiantes son el motivo y razón de ser de nuestro Colegio. En términos de relacionamiento y comunicación, se busca fortalecer en ellos el sentido de pertenencia y lealtad con la Institución y con cada una de las actividades y proyectos en las que participa. Los voceros a cargo del relacionamiento con este público son: Coordinadores de sección, coordinadores de grupo y docentes de las diferentes áreas.
- Los egresados: Los egresados son nuestra cara frente al mundo. Son ellos quienes a través de su labor profesional y su manera de actuar frente a los retos que impone la sociedad, dan cuenta de los valores y principios que fueron inculcados durante su formación en nuestro Colegio. El objetivo de la comunicación con este público es conocer cómo su paso por el CBE ha contribuido con su desarrollo personal y profesional, fomentar el fortalecimiento de los lazos con sus contemporáneos y poner a su disposición los servicios que ofrece nuestra Institución. Los voceros a cargo del relacionamiento con este público son: Área de Comunicaciones del Colegio, la Coordinación Administrativa y la Rectoría.
- Los padres de familia: Este es uno de los públicos más importantes, ya que son ellos quienes solicitan la mayor cantidad de información respecto a las actividades que se realizan en el Colegio y al proceso de formación que reciben sus hijos en él. El objetivo de comunicación con este público es entregarle la información de su interés de una manera eficaz y oportuna y generar con esta un sentido de lealtad, confianza y pertenencia hacia nuestra Institución. Los voceros a cargo del relacionamiento con este público son: Área de Comunicaciones del Colegio, la Coordinación Administrativa, la Rectoría, los coordinadores de diferentes dependencias, los coordinadores de sección y los coordinadores de grupo.
- Docentes y personal administrativo: Gracias al trabajo comprometido de este grupo de personas los procesos que se realizan al interior de la Institución, culminan de una manera exitosa. Con este público se busca optimizar los procesos de comunicación entre las diferentes áreas y dependencias, y generar un sentido de pertenencia y lealtad con nuestro Colegio. Los voceros a cargo del relacionamiento con este público son: Rectoría, la Coordinación Administrativa, los coordinadores de las diferentes dependencias y los coordinadores de sección.
- Organismos de Gobierno Escolar: El relacionamiento con los organismos del Gobierno Escolar permite que el acompañamiento que estos le brindan al Colegio en los diferentes procesos, se pueda realizar de una manera eficiente, aportando al crecimiento de nuestra Institución. El objetivo de comunicación con este público es brindarles la información que requieran para el desempeño de su gestión y generar unos lazos de lealtad y pertenencia con nuestro Colegio. Los voceros a cargo de la comunicación con este público son: La Rectoría y la Coordinación Administrativa.
- Entes gubernamentales: Estos organismos son los encargados de establecer las bases legales y dictar las normas para la formación académica que brindan las instituciones educativas en los municipios, las regiones y el país. El objetivo de comunicación con este público es entregarles toda la información relacionada con el funcionamiento y los procesos que se llevan a cabo en nuestro Colegio, dentro de los tiempos establecidos por ellos para hacerlo. Los voceros a cargo de estas comunicaciones son: La Rectoría, la Secretaría Académica y la Coordinación Administrativa.
- Asociaciones y agremiaciones relacionadas con el sector de la educación: Al ser parte del sector educativo del país, nuestro también se relaciona con diferentes grupos de interés vinculados con la formación y la investigación. El objetivo con estas agremiaciones o grupos es dar a conocer lo procesos innovadores que se desarrollan al interior de nuestro Colegio y que podrían aportan al fortalecimiento y mejoramiento de las personas y las instituciones que hacen parte de nuestro gremio. Los voceros a cargo del relacionamiento con este público son: La Rectoría y la Secretaría Académica.
- Comunidad alrededor del Colegio: Nuestra Institución tiene una población que la rodea y que se mueve conforme a la influencia de los procesos y actividades que esta desarrolla día a día. Por eso la comunicación con la comunidad toma relevancia, pues al desarrollarla de una manera clara, evitará que el funcionamiento de nuestro Colegio interrumpa abruptamente sus actividades generando incomodidades. Los voceros a cargo de estas comunicaciones son: el Área de Comunicaciones del Colegio, la Rectoría y la Coordinación Administrativa.
Para mayor comprensión y utilidad se dividen en aspectos macro que son componentes sistémicos y estratégicos del tema en referencia.
MARCA E IMAGEN CORPORATIVA:
- Es un deber y responsabilidad en los diferentes procesos de nuestro Colegio, orientar e incrementar el valor de la marca que tiene nuestra institución educativa en términos de formación, servicio, conocimiento, integralidad y calidad.
- Nuestra esencia de Marca se basa en la formación de ciudadanos integrales, en el que prima el respeto por la dignidad humana.
- Cualquier actividad o estrategia donde exista una clara exposición de la Marca (nombre, logotipo), para públicos internos y externos deberá ser revisada por el Área de Comunicaciones, de acuerdo con el Manual de imagen corporativa.
- Los cambios o ajustes en la imagen corporativa y logotipo, serán autorizados únicamente por el Rector, la Coordinación Administrativa y el Área de Comunicaciones, además de la divulgación por escrito de los cambios que se llegaran a realizar.
- La correspondencia, las firmas electrónicas y las presentaciones corporativas deben ser uniformes en cuanto a la plantilla y logotipo. Además el lenguaje y el tono deben enaltecer los principios misionales de la Institución. Dichas plantillas serán creadas y proporcionadas por el Área de Comunicaciones.
- El menú y mensaje del conmutador, así como su musicalización deberán ser lideradas y entregadas por el Área de Comunicaciones, connotando un tono fresco, juvenil y contemporáneo, además de respetuoso y proactivo con el oyente y su búsqueda de orientación.
- Las acciones de comunicaciones externas y relaciones públicas, para públicos de interés como estudiantes, padres de familia, docentes, proveedores y reguladores, deberán validarse por la Coordinación Administrativa, la Rectoría y el Área de Comunicaciones, siendo coherentes con los criterios establecidos por las directivas para este tipo de acciones.
- Los puestos de trabajo deberán caracterizarse por el orden y el aseo, podrán tener elementos personales como fotos u objetos de manera neutra y discreta, destacándose los elementos corporativos que recuerden además los valores del Colegio.
- Las dependencias podrán crear material propio o piezas de comunicación (como circulares o notas) mediante plantillas que serán creadas por el Área de Comunicaciones y que conservan los lineamientos en cuanto al manejo del logotipo, colores e imagen corporativa del Colegio.
- En las carteleras o pantallas digitales que se encuentran distribuidas por toda la Institución se tratarán temas referentes al Proyecto Pedagógico Institucional, acordes al grado de los estudiantes que las frecuentan y al tema. Se podrá manejar libremente el diseño y las imágenes que se usarán en ellas. Cada cartelera deberá tener el logotipo del Colegio.
1.1 USO DE FOTOGRAFÍAS:
- Las fotografías que se utilizan en las diferentes piezas de comunicación de nuestro Colegio hacen parte de un banco de imágenes propio, en el que priman las fotografías de los estudiantes disfrutando de los espacios que ofrece nuestra Institución y haciendo parte de las actividades que en ella se realizan. En este banco también se encontrarán fotografías de las instalaciones del Colegio y del personal docente y administrativo.
- Los términos y condiciones para el uso de las fotografías en las que aparecen los niños y jóvenes del Colegio, están contenidos en el contrato de matrícula que es firmado por los acudientes a principio de cada año escolar. En él se garantiza que dichas imágenes serán empleadas exclusivamente para los procesos de publicidad y comunicaciones de la Institución.
1.2. SEÑALIZACIÓN:
- Es necesario establecer lo que desea comunicar la Marca en los edificios de las diferentes secciones, así como la señalización de salones y áreas comunes de cara a los reglamentos de seguridad institucional.
- La señalización deberá ambientar los espacios de acuerdo con las edades de los estudiantes y guiarlos en su circulación al interior del Colegio.
- Los elementos de señalización deberán ser construidos con materiales amigables con el medio ambiente.
- Los mensajes que no correspondan con esta uniformidad deben ser retirados, pues se busca que toda la información que involucre al Colegio sea de carácter oficial, que no dé lugar a mensajes erróneos que afecten la imagen.
- Será fuente de guía y consulta el Manual de Señalética.
- ENTREGA DE INFORMACIÓN:
- La entrega de información de las diferentes dependencias a los distintos públicos que sean sustanciales de estandarizar, deberá ser suministrada en plantillas que serán creadas y revisadas por el Área de Comunicaciones, para que así puedan generarse de manera ágil y en los términos más adecuados. Ejemplos:
- Certificados de escolaridad.
Resumen de notas.
Paz y salvos.
Cartas de recomendación.
Notificaciones.
2.1. PRESENTACIONES INSTITUCIONALES
- Toda la información que sea presentada en eventos como conferencias, seminarios, cursos, entre otros, a nombre del Colegio, debe llevar el logo de la Institución. Para eso, se deben tener a disposición plantillas de Power Point y recomendaciones para la elaboración de presentaciones. Las Plantillas deberán existir en un repositorio de fácil acceso como la página web y serán creadas por el Área de Comunicaciones.
2.2. RELACIÓN CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN:
- La relación con los medios de comunicación masiva o de prensa es responsabilidad del Área de Comunicaciones. Esto incluye:
- Atención a la prensa.
- Adecuar la información que se entrega en piezas como Boletines de prensa y actuar con el grupo directivo para tomar las decisiones de lo que se deba informar.
- Los voceros autorizados para pronunciamientos serán el Rector y el Director Administrativo del Colegio. En su defecto y por algún tema en especial el Coordinador Académico.
- Se recomienda al momento de atender un medio periodístico: ser puntual, concreto, hablar en positivo, saber a qué medio se dirige y en qué formato será publicado, tener un conocimiento del perfil del periodista previamente y hacer un ejercicio de preguntas y respuestas posibles del tema a tratar. Que la información que se entregue sea de interés para la opinión pública.
Una relación proactiva con los medios de comunicación consiste en construir una imagen de confiabilidad y seriedad, que conduzca a que los periodistas reconozcan al Colegio Colombo Británico como una fuente de información totalmente válida para ser consultada, en caso de requerir conceptos sobre educación, investigación y métodos pedagógicos en la formación de niños, niñas y adolescentes.
Para conseguirlo, estas son algunas actividades que se podrían desarrollar:
- Construir una base de datos de medios especializados en educación. Esto implica hacer una labor de clasificación y descripción detallada:
– Cargo: director, editor, periodista, fotógrafo.
– Fuente: educación, investigación, estilos de vida.
– Medio: prensa, radio, televisión, virtual.
- Elaborar un plan de relacionamiento con los medios, que implica generar una agenda de contenidos o rutina de entrega de información, definir los procesos para llegar a los medios y cómo se atenderán.
- Entrenamiento voceros por temas y de los contenidos claves a destacar, para que los medios identifiquen qué información de valor produce nuestro Colegio en torno a temas como educación, investigación y formación.
- Ofrecer a los periodistas herramientas para ampliar su cubrimiento informativo.
- Establecer un formato de boletín de prensa que será aprobado por la Rectoría y la Dirección Administrativa.
- Elaborar al menos un boletín de prensa a los medios de comunicación cuando se emprendan proyectos educativos que generen impacto dentro de la comunidad y para destacar los logros nacionales e internacionales de relevancia de los estudiantes y egresados de la Institución.
- Hacer el envío del boletín de prensa a todos los medios del listado, y apoyar con llamadas a los medios y periodistas que pueden tener más interés en el tema o que pudieran desarrollarlo de manera más amplia.
2.3. SOLICITUDES DE ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN O CAMPAÑAS:
- Cualquier solicitud para la realización o diseño de una pieza al Área de Comunicaciones, deberá presentarse por lo menos con 15 días hábiles de anticipación a la fecha de circulación de dicha pieza, si requiere ser impresa, si es una pieza de comunicación digital con 8 días de antelación debe presentarse su solicitud.
- La solicitud deberá hacerse por correo electrónico a comunicaciones@cbe.edu.co y a monicamejia@cbe.edu.co , en el caso de ser una noticia para nuestros boletines Weekly o EXTRA deberá diligenciarse este formato:
| FORMATO DE NOTICIAS | |
| Recepción información (Fecha de envío noticia) |
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| Tema | |
| ¿Qué sucedió? | |
| ¿Cuándo sucedió? | |
| ¿Quiénes participaron?
¿De qué grado? |
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| ¿Por qué es importante esta noticia para el CBE? | |
| ANEXAR IMÁGENES | |
El boletín EXTRA, que es de interés para los padres de familia y estudiantes, se publica todos los jueves y se recibe contenido hasta los martes a las 12:00 m., las noticias que lleguen en otro momento se contemplarán para la siguiente publicación.
En el caso del boletín Weekly, que está dirigido para los docentes y el personal CBE, contiene las agendas institucionales y noticias de interés para el público interno. Se publica los días 5 de cada ciclo escolar y se recibe información hasta un día antes de su edición.
- El Área de Comunicaciones entregará la pieza diseñada 10 días hábiles después de la fecha de solicitud, si requiere impresión. Los cinco días previos a su circulación, se realizarán la revisión de la misma y los ajustes que sean pertinentes y concertados entre el solicitante y el Área de Comunicaciones.
- La solicitud del diseño de piezas se debe realizar para casos en que la información sea de suma importancia para la toda la Comunidad Educativa y que tenga incidencia en el desarrollo de las actividades que se realizan en el Colegio. El Área de Comunicaciones tendrá la potestad de decidir si estas solicitudes pueden ser atendidas por la misma, y en caso de que no, recomendar al solicitante la mejor manera de dar a conocer la información mediante el uso de las plantillas disponibles.
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CAMPAÑAS INTERNAS Y EXTERNAS:
- Las campañas son dirigidas por el Área de Comunicaciones.
- Los mensajes que se elaboren para estos fines deben ser coherentes con el Manual de Imagen del Colegio, así como con los atributos de la Marca.
- El Área de Comunicaciones coordinará la transmisión de las campañas, de acuerdo con la estrategia que se haya planteado.
- El insumo conceptual para las campañas es entregado por el Área que la requiera. También acompañará todo el proceso para depurar información y dar su visto bueno final.
Todas las solicitudes de merchandising serán dirigidas al Área de Comunicaciones, expresando una justificación y la disposición final de ese material.
3.1 EVENTOS INTERNOS Y EXTERNOS:
- Los eventos en los que participa el Colegio están relacionados con el sector educativo para su promoción o la de sus estudiantes. Deben estar siempre alineados con la formación y el aprendizaje, y podrán ser espacios en los que se comunique la oferta académica e institucional.
- El Área de Comunicaciones a través de su proceso, debe estar presente y al tanto de todos los momentos en los que el Colegio se exprese. Esto con el objetivo de cuidar la imagen de la Institución y cumplir las políticas del Manual de Imagen, con respecto al uso de logos y material promocional.
- Cualquier evento en el que participe el Colegio, sea interno o externo, debe ser informado con anterioridad al Área de Comunicaciones, con el fin de optimizar su realización y lograr un impacto positivo a la población a la que esté enfocada.
3.2. CANALES DE COMUNICACIÓN:
3.2.1. INTERNOS:
- Envío correos masivos, entre empleados: los correos masivos solo podrán ser emitidos por las Direcciones Administrativas y Coordinaciones del Colegio. Estará bajo el criterio de estos organismos si estos correos deben ser enviados desde al Área de Comunicaciones o por ellos mismos.
- Correos no masivos, entre empleados, esta rápida y práctica vía de comunicación encuentra su efectividad en cuanto hay una interacción. Por eso es de la mayor importancia responder los correos con la información requerida, o con una confirmación de recepción. Así, quien emite en mensaje estará seguro de que fue recibido, de lo contrario sabrá que por algún motivo, su mensaje no llegó y deberá hacer uso de otro medio, como el telefónico o el personal.
Para la elaboración de estos correos se presenta el siguiente Protocolo para Correos Electrónicos:
GENERALIDADES
En la actualidad, los correos electrónicos se han convertido en una herramienta fundamental para las labores que se realizan a diario dentro de las organizaciones.
A través de este medio se comunica, se envía información adicional y se establecen relaciones de vital importancia para el funcionamiento de las organizaciones. De allí que los correos electrónicos hayan tomado un papel protagónico.
Es por esto que al igual que en las relaciones “cara a cara”, tener un protocolo para el envío de correos electrónicos es trascendental no solo para transmitir ese mensaje que queremos con su envío, sino también para proyectar la imagen de nuestro Colegio de la mejor manera.
En este protocolo iremos de lo general a lo específico para así obtener el mayor provecho de esta herramienta de trabajo:
- Ortografía y gramática: Antes de enviar un mensaje debe asegurarse de que esté escrito de una manera correcta y clara, cuidando especialmente la ortografía. Recuerde que esta es una comunicación escrita y como tal queda registro de ella.
- Fuentes: Asegúrese de escoger una fuente de letra que sea de fácil lectura y de un buen tamaño para su interlocutor. Igualmente y debido al carácter del correo, le recomendamos abstenerse de usar otros colores para el tipo de letra, utilice el clásico negro.
- Estilo: Estos correos van dirigidos a públicos que están tanto al interior como al exterior de nuestro Colegio, por lo que el estilo de escritura debe conservar siempre un tono respetuoso, claro y de cercanía.
- Asunto: Es necesario que siempre diligencie esta casilla con un asunto de fácil comprensión en el que quede claro el motivo por el que se envía el correo. Con esto facilita la lectura y clasificación de los mensajes, lo que le permite a nuestro interlocutor ahorrar tiempo.
- Texto: Al escribir el texto o cuerpo de su correo electrónico, trate de ser claro y conciso. Organícelo por párrafos de no más de tres líneas para que de esta manera la visualización del mensaje sea mucho más fácil y su interlocutor no tenga que hacer scroll al momento de leerlo. Omita escribir palabras en mayúsculas sostenidas. Si quiere resaltar alguna frase o palabra de su texto use la herramienta del subrayado.
- Estructura: Este punto lo analizaremos más detenidamente pues aquí le explicaremos cómo debe estar compuesto el correo electrónico, para que pueda transmitir el mensaje de una manera clara.
- Encabezamiento: Lo primero que debe redactar es el nombre completo de la persona a quien va dirigido su correo. Aquí se presentan diferentes casos:
- En el caso de que el receptor haga parte del cuerpo Administrativo o Docente, se deberá escribir primero el cargo y luego el nombre completo del receptor.
- En el caso de los estudiantes, se pondrá primero la palabra estudiante y luego su nombre completo.
- En el caso del padre acudiente del estudiante, se antepondrá la palabra Señor o señora y luego el nombre completo.
- En el caso de otros públicos como proveedores o entidades gubernamentales relacionadas con el qué hacer del Colegio, se escribirá primero la palabra Señor o Señora, luego el nombre completo, el cargo que ocupa y finalmente la organización a la que pertenece.
Estos son algunos ejemplos de cada caso:
- Docente.
Liliana María Valencia.
Coordinador Administrativo.
Manuel López Sastoque.
- Estudiante
María Camila Pineda Gómez
Estudiante
Julián Jaramillo Velásquez.
- Señor.
Roberto Pineda Álvarez.
Señora.
María Fernanda Velásquez Arboleda.
- Señor.
Omar Andrés Calderón Gil.
Secretario de tesorería.
Secretaría de Educación de Antioquia.
Señora.
Ana Cristina Mejía Parra.
Coordinadora de nutrición.
Servicio de alimentación CRES.
- Saludo: Recuerde que el tono de estos correos electrónicos debe ser amable pero respetuoso. De esta misma manera debe ser el saludo. Para este, utilice fases como cordial Saludo.
- Primer párrafo: Como la idea es que estos correos sean cortos y concisos, este párrafo debe incluir una breve presentación del remitente y plantear el asunto por el cual lo escribe.
- Segundo párrafo: Ya en el segundo párrafo, ampliará el asunto de su correo, ya sea plantear una fecha para una reunión o modificarla, o dar claridad sobre alguna solicitud.
- Último párrafo: En el último párrafo exprese su espera por una respuesta al asunto de su correo.
- Despedida: Al igual que el saludo, debe ser cordial y respetuoso. Use frases como atentamente, respetuosamente o con agradecimiento.
- Firma: Este punto es vital. Es importante que escriba su nombre completo, el cargo que ocupa al interior de nuestro Colegio y sus datos de ubicación, tales como correo electrónico y número telefónico con su extensión, si la tiene. Omita usar imágenes o gifs ajenos a nuestra institución. Use la imagen corporativa.
PLANTILLA
Este es un ejemplo simple de cómo puede redactar su correo electrónico. Úselo en caso de que lo necesite.
Señora.
María Fernanda Velásquez Arboleda.
Cordial Saludo.
Mi nombre es María Eugenia Gonzáles y docente del área de Inglés del Colegio Colombo Británico. Le escribo porque me gustaría reunirme con usted, para presentarle algunas estrategias que podemos desarrollar en conjunto para mejorar el proceso de aprendizaje de su hijo, Juan Camilo, en esta materia.
Para dicha reunión propongo el día jueves, 10 de septiembre, a las 10:30 de la mañana, y para su mayor comodidad, esta se realizaría en las instalaciones de nuestra Institución.
Quedo atenta a su disposición y confirmación para este encuentro.
Atentamente.
María Eugenia Gonzáles.
Docente de Inglés.
Colegio Colombo Británico.
Tel: 332 77 99 ext 225
A tener en cuenta:
- Es importante al momento de enviar correos dirigidos a múltiples destinatarios, escribir las direcciones de correo electrónico en el campo de correo con copia oculta o Cco, esto con el fin de resguardar la información de contacto de todas las personas que recibirán la información allí contenida.
- Solo el coordinador de grupo podrá enviar correos masivos a los padres o acudientes de los estudiantes del grado que tiene a cargo. Si un docente de otra área requiere enviar un correo de este tipo a los padres de un grado en específico, hará el requerimiento al coordinador de grupo de dicho grado. Ejemplo:
Coordinador del grupo 4°D solo enviará correos masivos a los padres de familia del grupo 4°D.
- Si un docente requiere enviar un correo a las familias de un curso en general, esta solicitud deberá hacerse ante el Área de Comunicaciones. Ejemplo:
Docente de informática requiere enviar correo a los padres de los cursos 3°, 4° y 5°.
- Boletín Gestión Humana: Está en curso su implementación periódica. Se realiza para fortalecer la cultura interna y la actualidad informativa. Es importante su posicionamiento entre los empleados, pues vincula, actualiza, informa y deja consignado el pensamiento y filosofía del Colegio. La medición de su alcance se hace a través de indicadores de envío y apertura.
- Manifestaciones para eventos: En eventos de importancia para el desarrollo personal y familiar de cada una de los integrantes de nuestro personal docente y administrativo tales como:
- Matrimonios.
- Graduaciones
- Distinciones.
- Nacimientos.
- Cumpleaños.
- Fallecimientos
- Aniversarios.
- Día del maestro.
- Día de la secretaria.
- Otros eventos.
Los detalles o reuniones colectivas que se realicen para la celebración de estos eventos, deberán ser coordinados con el Área de Gestión Humana.
3.2.2. EXTERNOS:
La información para estos medios parte de un consejo de redacción o comité editorial conformado por los empleados administrativos y del cuerpo docente del Colegio, y el proveedor de contenidos existente. Su coordinación general está a cargo de la Rectoría, las diferentes Coordinaciones y el Área de Comunicaciones.
- Extra: Publicación digital con pequeños tips que dan cuenta de las actividades realizadas durante una semana en el Colegio. La medición de su alcance se hace a través de indicadores de envío y apertura.
- Mailings masivos: Publicación digital que se envía a los correos electrónicos de estudiantes, empleados, profesores y padres de familia (según el tema), para informar sobre acontecimientos especiales, dar cuenta de los servicios que ofrece el Colegio y reforzar los Valores institucionales. La medición de su alcance se hace a través de indicadores de envío y apertura.
- Página web: Medio digital que da cuenta del pensamiento y esencia del Colegio Colombo Británico, la formación académica que se brinda a los estudiantes y sus espacios y actividades. Además facilita información de interés para los padres de familia que ya hacen parte de Comunidad Educativa y para aquellos interesados en pertenecer a ella. Actualmente, la Página Web www.cbe.edu.co está en proceso de reestructuración con el fin de mejorar la navegabilidad y el alcance por segmentos de públicos. La medición de su alcance se hace a través del registro de visitas.
- Whatsapp: por la ley de desconexión laboral, se ha decidido que esté no es un medio oficial, no está permitido que los padres de familias y la comunidad interactúen por este canal, por respeto de su jornada laboral. Además, no nos permite medir la trazabilidad de la información y guardar soportes y evidencias. Se está contemplando la posibilidad de establecer un canal sólo para transmitir comunicados que requieran atención inmediata.
